انواع چارت سازمانی
چارت سازمانی چیست و نحوه تدوین نمودار سازمانی چگونه می باشد؟
چارت سازمانی و یا سا ختا رسازمانیکه به آنگاهی مواقع نمودار سازمانی نیز گفته می شود ، یک ساختار سلسله مراتبی از مشاغل موجوددر سازمان بوده که به صورتهای مختلف رسم شده و معمولا ارتباطات میان جایگاه ها رانیز شامل می شود . درحقیقت چارت سازمانی یکنم و دارمی باشد که ساختار کلی سازمان و یا شرکت رامشخص کرده ونشان میدهد هر شغل موجوددر سازمان ، ازچه جایگاهی برخورداراست و چه مشاغلی جایگاه بالاترین سبت به بقیه دار اهست ند . چارت سازمانی یکی ازمهمترین اسنادی کسا زمانم حسو ب می شود که عدم وجود آن باعث ایجاد خلل در مشاغل وگاهی ناهماهنگی میگردد . در این مطلب قصد داریم در رابطه با چارت سازمانی وچگونگی رسمآ نبر رسید ق ی ق یان جام داده ونکات مهم دراین زمینه را بازگو نماییم .
چارت سازمانی
همانطور که اشاره کردیم ، چارت سازمانی درحقیقت نموداری است کهار تبا طا تر ادر میان جایگاههای مختلفش غلی نمایش داده و از سلسله مراتب سازمانی پیروی مینماید . نخستین نمونه از چارت سازمانی درخلال سالهای ۱۷۵۱ تا ۱۷۷۲ در دانشنامه ی آنسیکلوپدی انتشاریافته است . ساختار سازمانی درحقیقت یک شیوه بر این ظ مداد نبها فراد و مشاغل گوناگون درسازمان می باشد که عدم وجود آن ، اگرچه برای شرکت هایکو چک چندان مورد اهمیت نیست ، اما برای شرکت هاو سازمان ها ی بزرگ که افراد بایکدیگر برخورد چندانی ندارند ، بسیار مشکل آفرین خواهدبود . دربرخی موارد چارت سازمانی هم معنی با ساختار سازمانی بیان می شود که اگرچه تقریبا به یکدیگر نزدیک هستنداما نباید دو اصطلاح راهم رده و به جایی کد یگر قرارداد . ساختار سازمانی درحقیقت به معنای گسترده تریاس تفا ده می شود ونوع یا بزار مدیریتی است براید ستی ابی به اهداف سازمان است که تغییرات درآن رویا سترا تژ یکلی سازمان اثرگذار می باشد . به معنای دیگر ، ساختار سازمانی درحقیقت نشاندهنده اهداف تشکیل سازمان و استراتژیهای آینده سازمان می باشد . اما در طرف دیگر ، چارت سازمانی درحقیقت نوعی نمودار است که براساس سلسله مراتب تهیه وتدوین شده است وجایگاه هایش غلی وارتباط میان مشاغل درآن ذکر شده اندکه تغییرات درآن ، تاثیر چندانی درمسیر و استراتژی کلی سازمان نخواهد داشت .
یک نمونه از چارت سازمانی که در آن شاه دارت با طا تطو لیو عرضی بین جایگاههای شغلی هستیم
نحوه تدوین چارت سازمانی
تدوین نمودار سازمانی از جمله امور مهم درمدی ریتیک سازمان محسوب می شود که عدم وجود ان باعث بروز مشکلاتی همچون اخلال درروند اجرایی سازمان و یا دلس رد ینی رو ها خواهدشد . به همین جهت در سیستم مدیریتی کسا زمان باید به نحوه تدوین چارت سازمانی نظارت کامل داشت وتا حد ممکن آنرا د ق ی ق تنظیم نمود . چارت سازمانی معمولااز ساختار درختی برخورداراست که ریشه آن مدیریت محسوب شده و ازبالا به پایینش اخو بر گگ رفته وارتباطات در ان بیان میشوند . درحقیقت یک چارت سازمانی بیانگر این موضوع است که هرکس وهرج ای گاه شغلی باید به چه کسی گزارشات خود را ارسال کند . که از پایینترین شغل سازمان آغازشد هودر نهایت بهمدی ریتس از ما نخت مخواه د شد . برای ترسیم وتدوین چارت سازمانی نیاز است که ابتدا تمامی مشاغل موجوددر شرکت و یا سا زمان خود را به عنوانی کم وجودی تدر نظرگرفته و یا دد اش ت نمایید . سپس با توجه به جایگاهی که اینم شاغل ، درسازمان شما برخوردارند ، هرکدام را دریک سطح قرار دهید . مشاغلی که در یک لول چارت قرار بگیرند و همسطح باشند ، درحقیقت به این معنی هستند که دریک جایگاه قرارداشته و از برترین سبت به هم برخوردار نیستند . اینرو ابط درحقیقت روابط عرضی مشاغل را بیان میکنند . مشاغلی که در طول چارت سازمانی قرار میگیرند و رابطه پدرو فرزندی بایکدیگر دارند ، روابط طولی را بیان کرده ونشان دهنده این است که هر شغل ازچه جایگاهی نزد دیگر مشاغل برخورداراست . درحقیقت روابط طولی بیان میکنند که هر شغل زیردست کد ام شغل محسوب می شود که درنهایت بهمدی ریت ختم میشوند . درحقیقت مدیریت بالاترین درجه سازمانی را دارا بوده وهمه مشاغل باید دارای رابطه طولی وزیر دستی با آن داشته باشند . در تنظیم چارت سازمانی باید دقت داشته باشید که تنهام شاغل رادرآن باید ثبت کرده و از آوردن ناما فراد خودداری نمایید . به عنوان مثال اگردر یکجای گاه شغلی ما چند کارمند داریم ، اگردر مجموعه آنهارا بط هسل سله مراتبی وجودندارد وهمه همسطح محسوب میگردند ، تنها یکجای گاه شغلی برای ایشان درنظرگرفته و به همه آنان یک کد شغلی اعطا میگردد . اگر برای هم نفر که در یکجای گاه شغلی کارمیک ند ، موجودیتی جداگانه درنظر بگیریم ، چارت سازمانی ما پیچیده شده و درنهایت نمیتوان از آن بهره چندانی برد .
نمونه چارت سازمانی
در ادامه چند نمونه از چارت هایس از مانی را با یکدیگر مرور خواهیم نمود که می تواند درزمینه چگونگی رسم چارت سازمانی به عنوانی کالگ وقرار گرفته و از آن استفاده وبهره ببریم . در این نمودارها می توانید به سادگی ارتباطات طولی وعرض ی رامشاهده نمایید .
نمونه دیگری از نمودار سازمانی که در آن ارتباطات عرضی وطول ی به خوبی بیانش دهان د
نمودار سازمانی با ساختار سازمانی متفاوت بوده و نباید از این دو اصطلاح به جایی کد یگر استفاده نمود
انواع چارت سازمانی
انواع چارت سازمانی
چارت سازمانی یا نمودار سازمانی یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه های و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها است. این نمودار سلسله مراتب سازمان و جایگاه های شغلی موجود در سازمان را مشخص می کند. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاه های کاری و شغلی را مشخص می کند.
ساختار سازمانی شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیت‌های سازمان تقسیم، سازماندهی و هماهنگ میشوند. سازمانها، ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را کنترل کنند. ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی، همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند. ساختار سازمانی تعیین‌کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می‌کند. همچنین ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله آنها همه واحدها یکپارچه میشوند و در نتیجه ارتباط در سازمان تضمین خواهد شد.
- ساختار سازمانی تحت تأثیر اهداف، استراتژی، محیط سازمان، فن آوری و اندازه سازمان قرار میگیرد.
- ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمان آن را ایجاد میکنند. ساختار سازمانی سازمانهای مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمانها دنبال میکنند، با هم تفاوت دارند. ساختار سازمانی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی بوده زیرا مدیران ارشد بطور رسمی آن را پدیدمی‌آورند.
- انواع چارت سازمانی :
عمودی ؛ افقی ؛ دایره ایی؛ پروژه ایی؛ وظیفه ایی؛ ماتریسی ؛ بر اساس تنوع محصولات ؛ بر انواع چارت سازمانی انواع چارت سازمانی اساس مناطق جغرافیایی ؛ ترکیبی ( محصولات و منطقه جغرافیایی)
نمونه چارت سازمانی عمودی :
این چارت برای سازمانهای متوسط و بزرگ ( دارای تعداد پرسنل 50 نفر به بالا کاربرد دارد) که ضرورت ایجاد بخش های نظارتی به دلیل حجم کاری و تعداد پرسنل و هماهنگی های بین انها این نوع چارت را الزامی نموده است.
نمونه چارت افقی :
این چارت برای سازمانهای سایز کوچک که ضرورتی برای ایجاد باکسهای نظارتی وجود ندارد و کل سازمان توسط مدیر ارشد قابل کنترل می باشد ( بدلیل حجم عملیات و امکان نظارت مستقیم ) کاربرد دارد. اساسا هر مدیر می تواند مستقیما بین 3 تا 5 نفر و در مواردی تا 7 نفر را مدیریت و نظارت داشته باشد.
نمونه چارت بر اساس منطقه جغرافیایی :
این مدل برای انواع چارت سازمانی شرکتهای بازرگانی و یا واحد های بازرگانی هر شرکتی کاربرد دارد مهمترین مزیت غالب بودن منطقه بر افراد می باشد . افراد شاغل در این حوزه بر اساس منطقه های جغرافیایی موظف به انجام وظایف هستند.
چارت سازمانی بر اساس گروه محصولات :
نمونه چارت سازمانی بر اساس پروژه
این چارت بر اساس یک پروژه طراحی می شود و در آن تقسیم کارها و مسولیتها شکل میگیرد و در واقع یک مدلی از چارت عمودی است که بعد از اتمام معمولا منحل می شود مگر آنکه نوع و ماهیت شرکت کلا پروژه ایی باشد .
چارت سازمانی ماتریسی :
در این مدل واحد های ثابت و اصلی در سازمان بیشتر نقش خزانه داری را بعهده میگیرند و بر اساس پروژه های تعریف شده مسئول هر پروژه از افراد مورد نیاز در اجرا استفاده کرده و عملا افراد همزمان دارای دو تا سه مسئول هستند . این بهترین نوع چارت برای سازمانهای بخش خصوصی است که در آن سازمانها خلاقیت و نواوری وجود دارد و واحد های تحقیق و توسعه و تحقیقات بازاریابی مهمترین واحد های پیش برنده در سازمان محسوب می شوند.
مدل چارت دایره ایی :
مهمترین کاربرد این مدل چارت ایجاد فضای کار تیمی و افزایش تعاملات انسانی در جهت رسیدن به اهداف تعیین شده می باشد .
ساختار سازمانی ماتریسی؛ ویژگی‌ها، انواع و مثال‌ها
در دو قسمت قبلی از مجموعه مقالات «ساختارهای سازمانی» با ساختارهای وظیفه ای و پروژه ای آشنا شدیم. با شناخت ویژگی‌ها، مزایا و معایب این دو ساختار، این ایده به ذهن می‌رسد که آیا نمیتوان ساختاری داشت که مزایای هر دوی این ساختارها را داشته باشد؟
در دو قسمت قبلی از مجموعه مقالات «ساختارهای سازمانی» با ساختارهای وظیفه ای و پروژه ای آشنا شدیم. با شناخت ویژگی‌ها، مزایا و معایب این دو ساختار، این ایده به ذهن می‌رسد که آیا نمیتوان ساختاری داشت که مزایای هر دوی این ساختارها را داشته باشد؟ یعنی هم کار را به دست کاردان‌ها بسپاریم، هم پروژه متولی مشخصی داشته باشد، و هم افراد به آن عرق داشته باشند؟ این ایده منجر به ایجاد ساختاری به نام «ساختار ماتریسی» شد.
ساختار سازمانی ماتریسی
ساختار ماتریسی به سه نوع مختلف تقسیم میگردد:
- ماتریسی ضعیف (Weak Matrix)
- ماتریسی متعادل (Balanced Matrix)
- ماتریسی قوی (Strong Matrix)
تفاوت میان این سه ساختار، مانند بسیاری از مفاهیم مدیریتی دیگر، جزئی و ساده است.
ساختار سازمانی ماتریسی ضعیف
با ساختار ماتریسی ضعیف آغاز می‌کنیم که در شکل زیر به تصویر کشیده شده است.
ساختار ماتریسی ضعیف
به ساختار فوق نگاه کنید و ببینید شما را به یاد چه نوع ساختاری می‌اندازد و با چه تفاوتی؟ بله، ساختار وظیفه ای. با این تفاوت که سطح هماهنگی از سطح مدیران، که هماهنگی آنها با همدیگر نیز یک چالش است، به سطحی پایین‌تر کاهش پیدا کرده است.
این سطح پایین‌تر می‌تواند هر سطحی در زیرمجموعه آنها باشد و نه الزاماً سطح کارشناسان. این تغییر در سطح هماهنگی پروژه با کاستن از بروکراسی موجود در ساختار وظیفه ای به تنهایی باعث سرعت بخشیدن به اجرا می‌شود. پس، ساختار ماتریسی ضعیف بسیار شبیه به ساختار وظیفه ای است، با این تفاوت که سطح هماهنگی، سطح کارکنان است.
اما مدیر پروژه در این ساختار چه کسی است؟ یکی از پرسنل در سطح هماهنگی. در شکل فوق هیچ کدام از پرسنل سطح هماهنگی به عنوان مدیر پروژه مشخص نشده‌اند. چون در ساختار ماتریسی ضعیف، هم مدیر پروژه، و هم غالب کارکنان به صورت پاره‌وقت در پروژه مشارکت دارند. این کارکنان کارهای دیگری نیز دارند. یعنی شخصی که زیر نظر مدیر مهندسی یا مدیر ساخت به عنوان مدیر پروژه فعالیت می‌کند، غیر از آن کارهای دیگری نیز دارد.
همانطور که از شکل نیز مشخص است، در ساختار ماتریسی نیروهای مدیر پروژه از واحدهای انواع چارت سازمانی انواع چارت سازمانی تخصصی درون سازمان تأمین می‌شود. پس، در ساختار ماتریسی اولاً، پروژه از خودش یک متولی مشخص دارد؛ هر چند پاره‌وقت. و ثانیاً، نیروها از واحدهای تخصصی درون سازمان به کار گرفته میشوند. وضعیت شغلی کارکنان پس از اتمام پروژه چه می‌شود؟ در جای خود باقی خواهند ماند. یعنی بیماری بی‌خانمانی (No Home) یا همان خانه‌‌به‌دوشی انتهای پروژه در اینجا به شدت کاهش پیدا کرده است. اگرچه که از بین نمی‌رود.
ساختار سازمانی ماتریسی متعادل
ساختار بعدی که به سراغش می‌رویم، ماتریسی متعادل است. این ساختار در شکل زیر نشان داده شده است.
ساختار ماتریسی متعادل
نخستین تفاوت این ساختار با ساختار ماتریسی ضعیف، وجود مدیر پروژه دائمی در آن است. همانطور که از شکل پیداست، از آنجایی که در ساختار ماتریسی متعادل مدیر پروژه تمام‌وقت است، در چارت سازمانی گنجانده می‌شود. تمام‌وقت بودن مدیر پروژه در این ساختار به این معنی است که او کار دیگری جز مدیریت این پروژه بر عهده ندارد.
اما چرا به این ساختار ماتریسی متعادل گفته می‌شود؟ زیرا اگرچه که این ساختار مدیر پروژه مشخصی دارد که به صورت تمام‌وقت بر پروژه متمرکز است، اما اختیارات او از مدیر وظیفه ای بالادستی‌اش پایین‌تر است. در واقع، بخشی از اختیارات مدیر وظیفه ای بالادستی‌اش به او تقویض شده است. اما بخشی دیگر از این اختیارات همچنان در دست مدیر بالادستی است.
ساختار سازمانی ماتریسی قوی
پس از آشنایی اجمالی با کلیات ساختار متعادل، به سراغ ساختار ماتریسی قوی می‌رویم که در شکل زیر به تصویر کشیده شده.
ساختار ماتریسی قوی
در این ساختار، مدیر پروژه از زیرمجموعه مدیران صف و ستاد سازمان خارج می‌شود و یا مستقیماً زیر نظر مدیریت ارشد شرکت قرار میگیرد، یا زیر نظر یک معاونت اجرایی مانند معاونت پروژه‌ها یا امثال آن. پس آنچه که در این نوع ساختار مسلم است، این است که مدیر پروژه زیر نظر مدیر وظیفه ای نیست. این یعنی چه؟ یعنی قدرت مدیر پروژه، اگر بیشتر از مدیر وظیفه ای نباشد، کمتر از او نیست. به عبارتی، اینها قدرتشان با یکدیگر کم و بیش برابر یا هم‌سنگ است. در این نوع ساختار مدیر پروژه تمام‌وقت است. نیروهایش، که آنها را از واحدهای تخصصی یا وظیفه ای درون سازمان میگیرد نیز غالباً تمام‌وقت‌اند.
مزیت عمده ساختار ماتریسی قوی
بزرگترین حسن این ساختار برای سازمانی که از آن استفاده می‌کند این است که چرخ‌ها را از نو نمی‌سازد و از انبوه تجربه‌های گذشته بهره می‌برد. مزیت دیگر این ساختار سازمانی این است که همزمان با اتمام پروژه، نیروها به جایگاه سازمانی خود برمی‌گردند. توجه داشته باشید که همین مزیت، به دلیل درک نادرست، در بسیاری از سازمانها به عیب تبدیل شده.
به عنوان مثال، فردی به نام “الف” را به عنوان مدیر پروژه‌ای با ساختار ماتریسی قوی منصوب میکنند و او را برای جذب نیروهایش به واحدهای صف (مانند مهندسی، تدارکات، ساخت و …) ارجاع می‌دهند. الف به سراغ واحد مهندسی می‌رود و دو نفر نیرو میگیرد، اما از اینجا به بعد تا انتهای پروژه کاری با این واحد نخواهد داشت. این ساختارِ ماتریسی نیست. هدف از این ساختار این است که مدیر پروژه از دانش و تخصص واحدهای تخصصی در پروژه بهره بگیرد. این یعنی مدیر تخصصی، فراتر از نظر دادن صرف، نسبت به موضوع تخصصی حوزه خودش در پروژه مسئول است. مثلاً مدیر مهندسی در این ساختار باید نقشه‌ها را امضا کند و نقشه‌ها باید با تأیید او جاری شوند. اگر نشوند او مسئول است.
وقتی مدیر پروژه، شخصی را به عنوان نیروی مهندسی از واحد مربوطه بکار میگیرد، آن شخص نماینده واحد مهندسی در پروژه است. چه بسا این شخص که وارد پروژه شده نتواند به تنهایی کار محوله را به انجام رساند. در نتیجه آن را به واحد متبوعش ببرد و در آنجا با کمک چند نفر دیگر انجامش دهد. در نتیجه، این شخص نماینده واحد تخصصی خود در پروژه است. پس به عنوان مدیر پروژه نباید این اشتباه را مرتکب شویم که به واحدهای تخصصی تنها به عنوان مخزن منابع نگاه کنیم. حال آنکه اگر هدف تنها تأمین نیرو بود، شاید جذب آن از بیرون سازمان به مراتب راحت‌تر می‌بود.
عیب عمده ساختار ماتریسی قوی
یک اشکال بزرگ ساختار ماتریسی قوی این است که بین قدرت مدیر پروژه و قدرت مدیران وظیفه ای تداخل بوجود می‌آید. برای اینکه این چالش حداقل تا حدی برطرف شود، معمولاً مدیر پروژه به عنوان پاسخگوی گستره، زمان و هزینه (STC) پروژه شناخته می‌شود. اینکه چه کاری، در چه زمانی، و با چه هزینه‌ای باید انجام شود. به عنوان مثال، مدیر پروژه “آلفا” که یک پروژه مهندسی، تدارکات و ساخت (EPC) است، تصمیم میگیرد که در این پروژه نیاز انواع چارت سازمانی به طراحی اولیه (basic design) است که باید در سه ماه و با هزینه صد میلیون واحد پولی انجام شود.
اما مدیر وظیفه ای مربوطه، مثلاً مدیر مهندسی است که باید بگوید این طراحی اولیه چگونه انجام شود. آنچه در این قسمت اهمیت دارد این است که در ساختار ماتریسی، مسئولیت مسایل فنی، تخصصی و کیفی بیشتر بر عهده مدیران وظیفه ای است. مسئولیت مسایل کلان، اهداف، تحویل شدنی‌ها، هماهنگی‌ها، ارتباط‌ها و برنامه‌ریزی‌ها نیز با مدیر پروژه است. به عبارت دیگر، آنچه به تخصص‌ها مربوط می‌شود به عهده مدیر کارکردی است. و آنچه به شیوه بکارگیری تخصص‌ها در پروژه مربوط می‌شود به عهده مدیر پروژه است. در واقع، وظیفه چگونگی انجام کارهای مشخص شده از جانب مدیر پروژه بر عهده واحد تخصصی مربوطه و معمولاً مدیر آن است. بنابراین در رویه‌های سازمانی با ساختار ماتریسی قوی، سعی می‌کنیم این تفاوت را قائل شویم:
چه کاری، تا چه زمانی، و با چه هزینه‌ای، بر عهده مدیر پروژه
و چگونگی انجام آن کار بر عهده مدیر وظیفه ای
قطعاً برای پیشبرد پروژه باید هماهنگی خوبی بین این دو مدیر برقرار شود. معمولاً آغازگر این هماهنگی باید مدیر پروژه باشد. اوست که به دنبال منابع است و طبیعتاً باید برایش زحمت بکشد و تعامل برقرار کند.
یک مثال
با مرور یک مثال واقعی‌تر از ساختار ماتریسی قوی، توضیح در خصوص این ساختار را به اتمام برسانیم. به این شکل نگاه کنید:
مثالی از ساختار ماتریسی قوی
همانطور که در شکل ملاحظه می‌کنید، مدیرعامل و واحدهای ستادی در دو سطر بالا، و واحدهای وظیفه ای و «معاونت پروژه‌ها» (Director of projects) در سطر سوم نشان داده شده‌اند. یک «دفتر مدیریت پروژه» (PMO) تحت عنوان «سازمان پروژه» (Project administration) یا «واحد نظارت بر پروژه‌ها» زیرمجموعه معاونت پروژه‌ها قرار دارد که سه پروژه آلفا، بتا و گاما در آن در جریان است. همانطور که گفته شد:
- این پروژه‌ها نیروهایشان را از واحدهای مورد نیاز تخصصی گرفته‌اند.
- در ساختار ماتریسی قوی مدیر پروژه و غالب نیروهایش تمام‌وقت‌اند.
به عنوان مثال اگر به پروژه آلفا نگاه کنید، می‌بینید که یک نفر از سازمان پروژه، دو نفر از مهندسی طراحی و یک انواع چارت سازمانی نفر را از مهندسی الکترونیک بکار گرفته است. در مهندسی نرم‌افزار به کسی نیاز ندارد و به همین ترتیب تا واحد تست که به یک نفر پاره‌وقت نیاز دارد.
ویژگی‌های ساختار ماتریسی
برخی از مهمترین ویژگی‌های ساختار ماتریسی به اختصار عبارتند از:
- بهره‌مندی نسبی از بسیاری از امتیازهای دو ساختار وظیفه ای و پروژه ای
- اختلاف نظرهای بیشتر در پروژه
- هر فرد، دو مدیر: نیاز به مدیریت پیشرفته‌تر برای جلوگیری از ایجاد تداخل
درپایان، مزایا و معایب ساختار ماتریسی در شکل زیر فهرست شده‌اند.
مزایا و معایب انواع چارت سازمانی ساختار ماتریسی
چارت سازمانی : ماهیت، مزایا و طراحی
چارت سازمانی یکی از مواردی است که هر کسب و کار موفق و سازمان یافته‌ای باید برای خود تعریف نماید. این چارت مزایای بسیاری را برای یک کسب و کار به همراه دارد که از جمله آنها، می‌توان به نظم و ترتیب و ایجاد یک سلسله مراتب در کسب و کار اشاره کرد.
در این مقاله قصد داریم تا به ماهیت چارت سازمانی، مزایای استفاده از آن و بهترین راه طراحی و تعریف آن بپردازیم.
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی اساسا نموداری است که سلسله مراتب گزارش‌ها و یا روابط را به نمایش در می‌آورد. به طور کلی رایج‌ترین کاربرد یک چارت سازمانی این است که ساختار یک کسب و کار، دولت و دیگر سازمانها را به نمایش بگذارد.
چارت‌های سازمانی استفاده‌های مختلفی دارند و می‌توان از آنها به روشهای مختلفی استفاده کرد. به عنوان مثال، می‌توان از آنها به عنوان یک ابزار مدیریتی به خصوص برای مدیریت سازمانها، ابزاری برای برنامه‌ریزی در مورد اهداف کسب و کار و یا حتی یک دایرکتوری شخصی استفاده کرد. حتی در صورتی که کسب و کار شما به روشهای «دستور و کنترل» نیز اداره نشود نیز می‌توانید چارت سازمانی مخصوص و متناسب با کسب و کار خود را طراحی کنید.
چارت سازمانی چه مزیتی برای کسب و کار من دارد؟
چارت‌های سازمانی می‌توانند در زمینه‌های مختلفی کار آمد باشند. در این قسمت قصد داریم تا برخی از راه‌هایی که کسب و کار شما می‌تواند از طریق آنها از یک چارت سازمانی سود ببرد را برای شما بازگو کنیم. این راه‌ها شامل موارد زیر می‌باشند:
- * کمک به طراحی و ساخت ساختار یک کسب و کار برای رسیدن به اهداف
- * نشان دادن و شفاف‌سازی مسئولیت ها، وظایف و حقوق کارمندان
- * امکان مدیریت بهتر پیشرفت و تغییرات صورت گرفته برای مدیران مجموعه
- * امکان درک بهتر کارمندان از کارشان و نحوه اثرگذاری کار آنها روی عملکرد سازمان
- * بهبود خطوط ارتباطی میان کارمندان و مدیران
- * ایجاد یک دایرکتوری بصری برای کارمندان
- * تنظیم و تقسیم وظایف به نحو احسن
- * تشخیص و تعیین میزان کیفیت یک کارمند در یک پست و موقعیت مهم
- * تعیین جایگاه هر فرد در سازمان و بهبود عملکرد کارمندان
- * بررسی میزان پیشرفت افراد
چند نوع چارت سازمانی وجود دارد؟
نکته مهمی که در خصوص نمودار سازمانی وجود دارد این است که نمودار شما باید آینه و انعکاس دهنده فلسفه مدیریتی شما و همچنین ساختار سازمانی کسب و کار شما باشد. به طور کلی چارت‌های سازمانی اصلی شامل پنج نوع می باشند:
- * نمودار وظیفه‌ای (Functional) – یکی از رایج‌ترین نمودار ها که یک کسب و کار را به گروه‌های تخصصی مانند بازاریابی، محتوا، انواع چارت سازمانی ساخت، حسابداری، امور و خدمات مالی و غیره تقسیم می کند. در این نمودار تنها مدیران هر بخش با یکدیگر ارتباط دارند.
- * نمودار تقسیمی (Divisional) – در این نوع نمودار، افرادی که دارای تخصص و ویژگی‌های یکسانی هستند در یک قسمت یا دپارتمان قرار میگیرند و منابع در اختیار آنها قرار میگیرد. روش تصمیمی گیری در این نوع نمودارها به طور غیر متمرکز می‌باشد و هر بخش عملکرد مستقلی دارد.
- * چارت سازمانی پروژه‌ای (Projectized) – در این سازمانها بخش‌بندی صورت نمی‌گیرد و کل کسب و کار بر روی پروژه‌های مختلف کار می‌کند و افراد در خصوص روند پیشرفت پروژه‌ها به مسئول مورد نظر گزارش می‌دهند.
- * نمودار سازمانی ماتریکسی (Matrix)– این نمودار به نوعی ترکیب چارت‌های پروژه‌ای و وظیفه‌ای است. در این روش، کارکنان پروژه‌های خود را پیش می‌برند و همچنین کارهای روزمره خود را نیز انجام می‌دهند.
- * چارت سازمانی مسطح (Flat)– این سازمانها دارای سلسله مراتب کم‌تری هستند و تمرکز اصلی بیشتر بر روی توانایی‌های خود مدیریتی و تصمیم‌گیری قرار دارد. این روش معمولا برای کسب و کار های کوچک استفاده می‌شود.
طراحی چارت سازمانی با استفاده از CRM سنا
با توجه به اهمیت و مزیت‌های بسیاری که یک چارت سازمانی می‌تواند برای کسب و کار شما داشته باشد و همچنین ضرورتی که نرم افزار های CRM برای کسب و کارهای موفق و رو به پیشرفت پیدا کرده اند، شاید سرمایه گذاری در یک نرم افزار CRM برای طراحی و تعریف یک نمودار سازمانی بهترین گزینه باشد.
نرم افزار مدیریت هوشمند سنا به عنوان یکی از قدرتمند ترین نرم افزارهای CRM بومی در کشور، به شما این امکان را میدهد تا هر نوع چارت سازمانی مطابق با نوع کسب و کار خود را تعریف کرده و از آن استفاده کنید.
انواع چارت سازمانی
یک چارت سازمانی پنج کاربرد اصلی دارد:
- برای نشان دادن ساختار مدیریت
چارت ، ساختار مدیریتی سازمان را با یک نگاه نشان می دهد. همچنین می تواند ساختارهای سازمانی دیگری مانند روابط بین شرکت های دارای مالکیت مشترک یا وابسته را نیز نشان دهد.
۲٫ برای نشان دادن سایر ساختارهای سازمانی
سایر سلسله مراتب ها مانند ساختارهای مالکیت کسب و کار را می توان با استفاده از چارت‌های سازمانی نشان داد.
۳٫ به عنوان یک ابزار برنامه ریزی
از چارت‌هات سازمان برای تجسم و برنامه ریزی برای سازماندهی مجدد شرکت استفاده می شود
۴٫ مرجع کارمندان
چارت، یک مرجع برای کارمندان فراهم می کند تا به آنها کمک کند نقش خود را در سازمان درک کنند، این که به چه کسی باید گزارش دهد و چه کسی به آنها گزارش می دهد.
۵- فهرست کارمندان
افزودن اطلاعات دیگر مانند عکسهای پرسنلی، شماره تلفن ها و آدرس های ایمیل اجازه می دهد تا چارت به عنوان دفتر راهنمای کارمندان نیز عمل کند.
چارت سازمانی
برای دریافت مشاوره
هریک از موارد بالا را به تفضیل توضیح می‌دهیم:
۱) کاربرد چارت سازمانی برای تشکیل ساختار مدیریت
چارت سازمانی، نقش‌های فردی و زنجیره مدیریت در ساختار کسب و کار را نشان میدهد. برای مدیریت خوب یک شرکت، باید مطابق با این چارچوب عمل شود.
چارت بالا ساختار سازمانی یک شرکت بازی‌های ویدیویی را نشان میدهد. این شرکت دارای چهار مدیر است که به مدیر عامل گزارش می دهد.
- مدیر دفتر
- مدیر هنری
- مدیر فناوری
- مدیر عملیات
با یک نگاه می‌توانید ببینید که این شرکت به چهار حوزه مسئولیت تقسیم شده است.
- اداری
- خلق آثار هنری
- برنامه نويسي
- تولید محصول
یک مدیر مسئول هر یک از این حوزه‌ها است. چارت به عنوان یک ابزار مدیریتی با ارزش و مفید است. به مدیران این امکان را می دهد تا اهداف را به طور موثر مدیریت کنند، استراتژی تدوین کنند و تعامل بین افراد یا کل بخش‌ها را بهبود بخشند. اگر ساختار چارت منعکس کننده عملکرد انواع چارت سازمانی شرکت نباشد، به مشکلات احتمالی کار با شرکت اشاره دارد.
سایر ساختارهای سازمانی
از چارت سازمانی می توان برای نشان دادن سلسله مراتب نیز استفاده کرد. چارت زیر ساختار سازمانی یک شرکت املاک تجاری را نشان می دهد. هر ملک به یک LLC جداگانه تعلق دارد و تمام LLC ها متعلق به یک شرکت هولدینگ هستند. شرکت هولدینگ همچنین مدیریت LLC را برای نظارت بر عملیات املاک ترتیب داده است.
یک ابزار برنامه ریزی
یکی از کاربردهای چارت سازمانی استفاده به عنوان ابزار برنامه ریزی است . از چارت سازمانی همچنین برای اهداف برنامه ریزی می توان استفاده کرد. به عنوان مثال، تجسم روشهای جایگزین برای سازماندهی نیروی کار است. به عنوان مثال در طی یک جلسه برنامه ریزی، کمیته اجرایی تصمیم گرفته است که سمت مدیر دفتر را منتقل کند. به جای گزارش به مدیر عملیات / تهیه کننده ، این شغل اکنون تحت مدیریت، مدیر فناوری / مدیر برنامه نویس خواهد بود.
مرجع کارمند
بسیاری از سازمان ها یک نسخه از چارت سازمانی را به هر کارمند می دهند یا آن را در سایت شرکت در دسترس قرار می دهند. هنگامی که یک کارمند موقعیت خود را در آن پیدا کرد ، می تواند بلافاصله ببیند که سرپرست آنها چه کسی است ، همکاران آنها چه کسانی هستند و چگونه در سازمان جای می گیرند. در یک سازمان کوچک، می توانید چارت را به راحتی در یک صفحه چاپ کرده و از این طریق توزیع کنید. در یک سازمان بزرگتر، عملی ترین راه برای به اشتراک گذاشتن آن با کارمندان، اشتراک گذاری آنلاین آن با یک مرورگر وب قابل مشاهده است.
